Wenn das Veranstaltungsplakat auf dem Smartphone unleserlich wird
Ein Veranstaltungsplakat kann gedruckt überzeugend aussehen und auf dem Smartphone trotzdem scheitern. Gerade wenn es über WhatsApp oder soziale Netzwerke weitergeleitet wird, müssen Datum, Uhrzeit, Ort und wichtige Zugangsinformationen ohne langes Suchen erkennbar sein.
Bei der Vorbereitung einer Veranstaltung werden häufig viele Inhalte auf einer einzigen Seite gesammelt: Programm, Sponsoren, Logos, Kontaktdaten, Karten und Hinweise zur Anreise. Als vollständiges Dokument kann das sinnvoll sein. Für eine schnelle Information auf dem Handy ist ein solches Plakat jedoch oft zu überladen.
Die wichtigste Information separat teilen
Bevor ein mehrseitiges PDF verschickt wird, sollte geklärt werden, welche Information die Empfänger wahrscheinlich zuerst benötigen. Das kann das Programm, eine Karte oder lediglich eine Übersicht mit Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort und Eintrittshinweisen sein.
Einzelne PDF-Seiten lassen sich beispielsweise mit einem Online-Konverter in JPG-, PNG- oder TIFF-Dateien umwandeln und anschließend separat teilen. So muss niemand ein umfangreiches Dokument öffnen, um das Programm für einen bestimmten Tag zu finden. Entscheidend ist nicht die Umwandlung selbst, sondern die Auswahl der Seite, die für die jeweilige Frage tatsächlich gebraucht wird.
Der Test auf einem normalen Smartphone
Ein Plakat sollte in der Größe geprüft werden, in der es später tatsächlich gesehen wird. Wer die Grafik auf einem großen Bildschirm betrachtet oder bereits weiß, wo alle Informationen stehen, überschätzt leicht ihre Verständlichkeit.
Am besten wird das Bild auf einem gewöhnlichen Smartphone geöffnet, ohne es sofort zu vergrößern. Innerhalb weniger Sekunden sollte klar sein, um welche Veranstaltung es geht, wann sie beginnt und wo sie stattfindet. Ist das nicht möglich, ist die Gestaltung möglicherweise eher für einen Ausdruck als für einen kleinen Bildschirm geeignet.
Besonders bei lokalen Veranstaltungen werden Bilder oft aus dem ursprünglichen Zusammenhang gelöst weitergeleitet. Deshalb muss eine wichtige Grafik auch dann verständlich bleiben, wenn sie ohne den ursprünglichen Beitrag oder die begleitende Bildunterschrift auftaucht.
Datum, Uhrzeit und Ort müssen im Mittelpunkt stehen
Die meisten Menschen wollen zunächst drei Fragen beantworten: Was findet statt, wann und wo? Ein großes Foto oder ein aufwendiger Titel darf diese Angaben nicht in den Hintergrund drängen.
Ein einfacher Test besteht darin, alle Elemente außer Titel, Datum, Uhrzeit und Ort auszublenden. Sind diese vier Angaben weiterhin verständlich, verfügt das Plakat über eine brauchbare Grundstruktur. Wenn ohne dekorative Elemente kaum noch erkennbar ist, worum es geht, sind die Informationen wahrscheinlich falsch gewichtet.
Das bedeutet nicht, dass Veranstaltungen gleich aussehen müssen. Ein Theaterabend, ein Nachbarschaftsfest und eine öffentliche Diskussion können unterschiedliche Gestaltungskonzepte haben. Die praktischen Angaben müssen aber bei allen Formaten schnell auffindbar sein.
Poster, Programm und Karte erfüllen unterschiedliche Aufgaben
Probleme entstehen oft, wenn ein einziges Dokument gleichzeitig Aufmerksamkeit wecken, die Veranstaltung erklären, alle Programmpunkte auflisten, sämtliche Partner nennen und eine Anfahrtskarte zeigen soll. Der verfügbare Platz reicht dann häufig nur noch aus, wenn die Schrift stark verkleinert wird.
Sinnvoller ist es, die Informationen auf mehrere Materialien zu verteilen. Das Poster kann die wichtigsten Angaben enthalten und Interesse wecken. Eine zweite Grafik kann das detaillierte Programm zeigen, während das vollständige PDF für diejenigen bereitsteht, die alle Informationen benötigen.
Das ist vor allem bei mehrtägigen Veranstaltungen oder mehreren Veranstaltungsorten hilfreich. Wer sich nur für den Freitagabend interessiert, sollte nicht erst das gesamte Programm bis Sonntag durchsuchen müssen, um Beginn und Ort des gewünschten Termins zu finden.
Barrierearme Kommunikation beginnt vor dem Veranstaltungsort
Auch die Zugänglichkeit sollte bereits in der Kommunikation berücksichtigt werden. Zu kleine Schrift, schwache Kontraste und überfüllte Layouts können den Zugang zu Informationen erschweren, bevor sich jemand überhaupt für eine Teilnahme entschieden hat.
Es ist nicht notwendig, alle Hinweise zur Barrierefreiheit, Reservierung oder Anreise auf einem einzigen Poster unterzubringen. Das zentrale Material sollte jedoch deutlich machen, wo weitere Informationen zu finden sind. Wer zusätzliche Hinweise benötigt, muss den richtigen Weg dorthin ohne lange Suche erkennen können.
Sponsoren sichtbar machen, ohne die Kerninformationen zu verdrängen
Lokale Veranstaltungen werden häufig von Gemeinden, Vereinen, Kulturorganisationen, Unternehmen und weiteren Partnern unterstützt. Ihre Logos sollen sichtbar sein, dürfen aber nicht so viel Platz einnehmen, dass Datum, Uhrzeit und Ort kaum noch lesbar sind.
Auf dem Smartphone wird dieses Problem besonders deutlich. Was auf einem Plakat im Format A3 noch geordnet wirkt, kann auf einem kleinen Bildschirm zu einer kaum unterscheidbaren Logozeile werden.
Ein vollständiges offizielles Programm kann alle vorgesehenen Partner nennen. Eine kurze Grafik für soziale Netzwerke erfüllt dagegen eine andere Aufgabe und muss nicht zwangsläufig eine verkleinerte Kopie des gesamten Plakats sein.
Karten sollten die letzten Meter erklären
Eine Karte ist hilfreich, wenn ein Veranstaltungsort mehrere Eingänge hat, in einem Park liegt oder für viele Besucher nicht vertraut ist. Sie sollte jedoch nicht versuchen, möglichst große Teile der Stadt abzubilden.
Wichtiger sind konkrete Fragen: Welcher Eingang ist der richtige? Wie liegt der Veranstaltungsort zu einer gut erkennbaren Straße oder einem bekannten Punkt? Wie sind mehrere Veranstaltungsflächen miteinander verbunden?
Eine einfache Karte für die letzten hundert Meter kann daher nützlicher sein als eine detaillierte Übersicht über mehrere Kilometer. Für die allgemeine Anreise stehen meist Navigationsanwendungen zur Verfügung. Der Veranstalter kann vor allem die lokalen Besonderheiten verständlich machen.
Eine außenstehende Person sollte den Entwurf prüfen
Das Organisationsteam ist für einen Verständlichkeitstest oft nicht die beste Gruppe. Nach vielen Besprechungen sind interne Abkürzungen und Ortskenntnisse selbstverständlich geworden.
Hilfreich ist eine Person, die nichts über die Vorbereitung weiß. Sie sollte den Entwurf ohne zusätzliche Erklärung sehen und anschließend sagen können, wohin sie gehen würde, wann sie dort ankommen müsste und was sie vor Ort erwartet.
Missverständnisse zeigen, wo Informationen fehlen oder falsch angeordnet sind. So lässt sich beispielsweise rechtzeitig erkennen, wenn der Veranstaltungsort verwechselt wird, eine Reservierungspflicht übersehen wird oder nicht klar ist, ob ein Angebot für Kinder oder Erwachsene gedacht ist.
Eine Grafik muss auch ohne den ursprünglichen Beitrag funktionieren
Zusätzliche Posts, Storys und Bildunterschriften können zwar weitere Fragen beantworten, gleichzeitig aber zu einer unübersichtlichen Verteilung der Informationen führen. Wer eine Veranstaltung erst später entdeckt, sieht möglicherweise nicht mehr den Beitrag mit den Hinweisen zu Parkplätzen oder Anmeldung.
Deshalb sollte jede zentrale Grafik einen stabilen Kern enthalten und auch allein verständlich bleiben. Wird sie in einer Familiengruppe oder einem Nachbarschaftschat weitergeleitet, müssen Empfänger erkennen können, auf welche Veranstaltung sie sich bezieht.
Das beste Plakat enthält nicht zwingend die meisten Informationen. Es zeigt vor allem das, was zuerst verstanden werden muss: Was passiert, wann beginnt es und wo findet es statt? Detaillierte Programme, Karten und zusätzliche Hinweise können anschließend in passenden, gut lesbaren Materialien folgen.